プロジェクトリーダーの皆様、自分のToDoだけではなく、メンバーのToDoとその進捗、完了の確認を円滑に行いたいと感じていませんか？様々なグループウェアをはじめ、ToDo管理ツールは多く存在します。しかし、プロジェクトをうまく進めることができるかどうかは、ToDoリスト、ツールの運用方法次第。ToDoがごちゃごちゃしていている、漏れやダブりがある、終わったものが未完了で残っていたり、終わってないのに完了になっていたりする。そんな経験はありませんか？

今回はサイボウズLiveのToDoを例に、プロジェクトリーダーのためのToDoリストを運用する6つコツを紹介します。

1. ToDoリストを振り返る、確認する定期的な機会を設ける

毎朝や定例の会議等、グループのメンバー全員でToDoリストを確認する機会を設けます。このタイミングがないとToDo管理ツールからどんどん遠ざかっていき、いつのまにか使われなくなる。。。というような自体になりがちです。チェックすべきポイントは3つ！未着手のタスク、対応中のタスク、確認中のタスクです。

2. メンバーは確認中に、リーダーが完了に

メンバーはToDoが終わったら、「完了」ではなく一段階前の「確認中」に設定するルールにします。こうすることでリーダーは、確認中になったToDoの成果物を確認し、問題なければ完了にするという手順をとる事ができます。不足があれば対応中に戻し、説明をコメントに書き込んでおきます。

3. 優先度はなるべく使わない

優先度を使い出すとToDoリストが一気に複雑化します。やらなければいけないことが登録されているわけでタスクを後回しにされても困ります。ToDoリスト作成時のブレスト段階で利用する程度にしておきましょう。

4.誰がみてもやることと成果物がわかるToDoを設定する

“考える”系のタスクはToDoリストに向きません。やることと成果物が明確に、誰にとっても同じようにイメージできるものを登録しましょう。すなわち、作業ベースに落とし込んであるもの。また、1.で述べた定期的な振り返り間隔以上の時間がかかるToDoは、間隔以内に収まるように分割しましょう。

5.期日は必ず設定する

期日が設定されていないタスクは、期日が設定されているタスクより優先度が低くなり、ToDoが増えてくるといつまでたっても手をつけられずに…、そのうち忘れ去られます。期日は必ず設定し、進んでいるのか遅れているのか定期的に確認しましょう。

6.担当者を必ず設定する

誰がやるのかわからないタスクがないように、担当者は必ず設定しましょう。どうしてもそのとき決められない場合は、リーダー自身を担当者として登録します。また、他のメンバーが必要と思ったToDoを登録する際に担当者を決められない場合は、リーダーを担当者とする、というようなルール作りをするとよいでしょう。

ToDo管理ツールにはサイボウズLive以外にも様々なものがありますが、基本的なコツは同じです。ToDoをうまく管理できずにプロジェクトが停滞または混乱している場合は、上記6つの点をぜひチェックしてみてください。