Facebookドキュメント(Docs)は非常に便利な機能ですが、以下のような点には注意が必要です。
・フォルダ分けされていない
・過去のドキュメントでもコメントがつくとウォールにあがってくる
・更新されず、コメントもされないと流れて行ってしまう(ウォールの下の方に。。。)
これらを踏まえFacebookドキュメント(Docs)で保存すべきでない文書の特徴として以下の3つが挙げられます。
1.繰り返し参照する必要のあるもの
プロジェクトメンバーがなんども見る必要があるのに、時がたつとウォールの下に流れて行ってしまう。ドキュメント一覧でも下の方になってしまい、見つけるのに手間がかかるようになる。繰り返し参照するドキュメントについては、こうなってしまうと致命的です。
たとえばプロジェクトのスケジュールやメンバーの連絡先のようなドキュメントはFacebookドキュメント(Docs)で共有するのはやめましょう。
2.時系列にならべるドキュメント
作成時間、ドキュメントを作成したタイミングに意味があるものです。例えば何かというと議事録やアジェンダ。最新の議事録があるのに、過去の議事録にコメントがついてウォールの上部にあがってくるようなことが起こると、どこに最新の情報が載ってるの？？という自体になり混乱します。
残念ながらFacebookドキュメントには作成時間順に表示を並び替える機能がありません。ファイル名に日付を含めることで、多少対策はできますが、SCUで使ってみた感覚を踏まえるとオススメできません。
3.表やグラフを用いた方がいいドキュメント
Facebookグループで何でもかんでも済ませてしまいたいと考えていると、本来別のツールで作成・共有した方がいいドキュメントまで、無理矢理Facebookドキュメントで作成しがちになってしまいます。その方がすっきりしていていいのですが、ドキュメントの質が落ちたり見にくくなってしまっては元も子もありません。どうしてもFacebookグループでという場合は、Docsアプリを使ってみましょう。
Facebookドキュメントをはじめ、Facebookグループも万能ではありません。うまく他のツールと併用しながら活用していきましょう。