Facebookドキュメント、現在はDocsというタブで表示されています。手軽に文書を作成できて便利なこの機能、SCUが各プロジェクトでFacebookドキュメントを活用する主な4つの用途をご紹介します。
1.アジェンダ
会議の前に話し合う議題や、事前に頭に入れておくべき事項を整理してまとめておきます。また、それらを踏まえての質問や意見をコメントとして投稿しておくと、会議をスムーズに進めることができます。
2.議事録
会議の議事録をドキュメントとして残します。ただし、Facebokドキュメントを議事録の場として残す場合は下記の点に注意してください。
・担当者、フォーマットを決める
・ドキュメントの名前のつけ方を決める
・議事録を振り返るタイミングや担当者を決める等、仕組みを作る
Facebookドキュメントは目立たない位置にあるので、書きっぱなしで忘れ去られてしまうと言うことがよく起こります。それでは本末転倒ですので、少なくとも上記3点は決めて運用しましょう。
3.メモ
ちょっとしたメモ、コメントとして投稿するには長すぎるもの。こうした投稿をするのにFacebookドキュメントはぴったりの機能です。ウォールに作成・編集の更新があがってきますし、ドキュメントに対するコメントによって議論も進みます。そのときだけ必要だったメモ、大して必要なくなったメモは、自然とウォールが流れていき気になりません。
4.ウォールまとめ
プロジェクトに途中からの参加者が出てくる場合はより効果的です。ウォールは投稿しやすくて便利ですが、あとから過去の投稿を振り返るとなると少々大変(というか分からない。。。)。なので、定期的に今週のまとめや今月のまとめ、のようにウォールに投稿された事項、そしてそれがどうなったのか、何が起こったのかというまとめをドキュメントとして投稿します。
以上4つの用途以外の文書については、Facebookドキュメント以外のツールを用いて作成・共有しています。もし、今まで上記のような簡単な文章を他のツールで作成・共有していた方は、ぜひFacebookグループのドキュメント機能も試してみてください！